Πολιτική Απορρήτου για την εφαρμογή HolderShare

1. Πεδίο εφαρμογής

Η πολιτική αυτή αφορά την εφαρμογή HolderShare και τις υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία της, συμπεριλαμβανομένων λειτουργιών όπως λογαριασμοί χρηστών, εταιρικοί χώροι εργασίας, ανακοινώσεις, συνομιλίες, συναντήσεις, διαχείριση εργασιών, ημερολόγιο, έγγραφα, υπογραφές, εξουσιοδοτήσεις, δηλώσεις και σχετικές ειδοποιήσεις.

Αν χρησιμοποιείτε το HolderShare μέσω εταιρείας, οργανισμού ή διαχειριστή εταιρικού χώρου, ο οργανισμός σας μπορεί να καθορίζει μέρος των σκοπών και του περιεχομένου της επεξεργασίας που αφορά τα δεδομένα του χώρου εργασίας σας.

2. Δεδομένα που μπορεί να συλλέγονται και να αποθηκεύονται

• Στοιχεία λογαριασμού και προφίλ: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, ΑΦΜ, ημερομηνία δημιουργίας λογαριασμού, ρόλος, εταιρική συσχέτιση, φωτογραφία προφίλ, υπογραφή, σφραγίδα, στοιχεία προσκλήσεων και συμμετοχών.
• Στοιχεία ταυτοποίησης και συμμόρφωσης: έγγραφα KYC, εμπρόσθια και οπίσθια όψη ταυτότητας, εξουσιοδοτικά έγγραφα, στοιχεία γέννησης, στοιχεία κατοικίας ή διεύθυνσης, αριθμός ταυτότητας, φορολογικά στοιχεία και άλλα δεδομένα που υποβάλλονται στο πλαίσιο εσωτερικών εταιρικών ή κανονιστικών διαδικασιών.
• Δεδομένα εταιρικού χώρου εργασίας: στοιχεία εταιρειών, μέλη, ρόλοι, συμμετοχές, ανακοινώσεις, ημερολογιακά συμβάντα, εργασίες, πίνακες, ψηφοφορίες, συναντήσεις, περιεχόμενο συνομιλιών, αρχεία, φάκελοι, μεταδεδομένα εγγράφων, λίστες υπογραφόντων, καταστάσεις υπογραφής, εξουσιοδοτήσεις, δηλώσεις και συναφή επιχειρησιακά δεδομένα.
• Δεδομένα εξωτερικών συμφωνητικών: email, ονοματεπώνυμα, ΑΦΜ, διευθύνσεις, αναγνωριστικά προσώπων, κείμενο συμφωνητικών, κατάσταση υπογραφής και σύνδεσμοι υπογραφών όταν χρησιμοποιούνται σχετικές λειτουργίες.
• Δεδομένα ειδοποιήσεων και συσκευής: token push notifications, βασικά τεχνικά στοιχεία που απαιτούνται για ασφάλεια, σύνδεση, δρομολόγηση ειδοποιήσεων και ορθή λειτουργία της εφαρμογής.
• Δεδομένα που αποθηκεύετε προαιρετικά: ορισμένα διαπιστευτήρια ή στοιχεία πρόσβασης που εισάγετε σε ειδικές λειτουργίες της εφαρμογής μπορεί να αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένη μορφή όταν αυτό απαιτείται για τη λειτουργικότητα που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε.

3. Άδειες συσκευής και πρόσβαση

• Κάμερα: για συμμετοχή σε βιντεοκλήσεις ή λήψη εικόνων όταν χρησιμοποιείται σχετική λειτουργία.
• Μικρόφωνο: για συμμετοχή σε συναντήσεις και κλήσεις.
• Φωτογραφίες, αρχεία και αποθηκευτικός χώρος: για επιλογή, μεταφόρτωση και διαχείριση αρχείων, εγγράφων, εικόνων προφίλ, σφραγίδων ή λοιπού περιεχομένου.
• Ημερολόγιο: για δημιουργία ή διαχείριση συμβάντων, όπου η σχετική πρόσβαση είναι διαθέσιμη ή ενεργή.
• Ειδοποιήσεις: για αποστολή ενημερώσεων σχετικών με μηνύματα, συναντήσεις, εργασίες ή άλλες ενέργειες του χώρου εργασίας.

Τα δικαιώματα αυτά χρησιμοποιούνται μόνο όταν είναι απαραίτητα για συγκεκριμένη λειτουργία που ενεργοποιείτε ή χρησιμοποιείτε.

4. Σκοποί επεξεργασίας

• παροχή λογαριασμού και πρόσβασης στην εφαρμογή,
• διαχείριση εταιρικών χώρων εργασίας και μελών,
• υποστήριξη συνομιλιών, ανακοινώσεων, συναντήσεων και εργασιών,
• αποθήκευση, κοινή χρήση και υπογραφή εγγράφων,
• διαχείριση εταιρικών διαδικασιών, εξουσιοδοτήσεων και δηλώσεων,
• αποστολή ειδοποιήσεων και ενημερώσεων μέσα στην εφαρμογή ή στη συσκευή,
• ασφάλεια, πρόληψη κακής χρήσης και τεχνική υποστήριξη,
• συμμόρφωση με νομικές ή κανονιστικές υποχρεώσεις όπου απαιτείται.

5. Νομικές βάσεις επεξεργασίας

Όπου εφαρμόζεται το ευρωπαϊκό δίκαιο προστασίας δεδομένων, η επεξεργασία μπορεί να βασίζεται:

• στην εκτέλεση σύμβασης ή στην παροχή της υπηρεσίας που ζητάτε,
• στο έννομο συμφέρον για ασφάλεια, διαχείριση και βελτίωση της υπηρεσίας,
• στη συγκατάθεσή σας, όταν αυτή απαιτείται, όπως για ορισμένες άδειες συσκευής,
• στη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.

6. Κοινοποίηση δεδομένων

Τα δεδομένα μπορεί να κοινοποιούνται μόνο στον βαθμό που απαιτείται:

• Στον οργανισμό ή στην εταιρεία σας, σε διαχειριστές, μέλη ή εξουσιοδοτημένους χρήστες του ίδιου χώρου εργασίας, ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης και τη λειτουργία που χρησιμοποιείται.
• Σε παρόχους τεχνολογικής υποδομής, όπως υπηρεσίες ταυτοποίησης, βάσης δεδομένων, αποθήκευσης αρχείων, cloud functions, push notifications και συναφών εργαλείων που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του HolderShare.
• Σε υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης, όταν συμμετέχετε σε κλήσεις ή συναντήσεις μέσα από την εφαρμογή.
• Σε εξωτερικές υπηρεσίες ή συνδέσμους που ενεργοποιείτε εσείς, όπως ειδικές ροές δηλώσεων, εξουσιοδοτήσεων ή άλλων επιχειρησιακών διαδικασιών.
• Σε αρμόδιες αρχές ή συμβούλους, όταν αυτό απαιτείται από τον νόμο ή για την προστασία νόμιμων δικαιωμάτων.

Το HolderShare δεν έχει σχεδιαστεί για πώληση προσωπικών δεδομένων ούτε για προβολή διαφημίσεων τρίτων μέσα από την εφαρμογή.

7. Χρόνος διατήρησης

Διατηρούμε δεδομένα για όσο είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της υπηρεσίας, την υποστήριξη του λογαριασμού σας, τη διαχείριση του εταιρικού χώρου εργασίας, την τήρηση επιχειρησιακών αρχείων και τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις. Ο ακριβής χρόνος διατήρησης εξαρτάται από τη φύση των δεδομένων, τις ρυθμίσεις του οργανισμού σας και τις εφαρμοστέες απαιτήσεις.

8. Ασφάλεια

Λαμβάνονται εύλογα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων, όπως έλεγχοι πρόσβασης, χρήση αξιόπιστων cloud υπηρεσιών και κρυπτογράφηση ορισμένων ευαίσθητων πεδίων όπου αυτό υποστηρίζεται από την εφαρμογή. Παρ’ όλα αυτά, κανένα σύστημα δεν μπορεί να θεωρηθεί απολύτως ασφαλές.

9. Διεθνείς διαβιβάσεις

Ανάλογα με την υποδομή που χρησιμοποιείται για τη λειτουργία της υπηρεσίας, δεδομένα μπορεί να αποθηκεύονται ή να υποβάλλονται σε επεξεργασία και εκτός της χώρας σας. Σε τέτοιες περιπτώσεις επιδιώκεται η χρήση κατάλληλων μηχανισμών προστασίας, όπου απαιτείται από το εφαρμοστέο δίκαιο.

10. Τα δικαιώματά σας

Ανάλογα με τη νομοθεσία που σας καλύπτει, μπορεί να έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, ενημέρωσης, φορητότητας, περιορισμού ή διαγραφής δεδομένων σας, καθώς και δικαίωμα εναντίωσης σε ορισμένες μορφές επεξεργασίας. Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε άδειες συσκευής μέσα από τις ρυθμίσεις της συσκευής σας.

Αν χρησιμοποιείτε το HolderShare μέσω οργανισμού, ενδέχεται να χρειάζεται να απευθυνθείτε πρώτα στον διαχειριστή ή στον οργανισμό σας για αιτήματα που αφορούν δεδομένα του εταιρικού χώρου εργασίας.

11. Παιδιά

Η εφαρμογή προορίζεται για επαγγελματική και επιχειρησιακή χρήση και δεν απευθύνεται σε παιδιά.

12. Αλλαγές στην παρούσα πολιτική

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου μπορεί να ενημερώνεται κατά καιρούς για να αντικατοπτρίζει αλλαγές στην εφαρμογή, στις υπηρεσίες ή στις νομικές απαιτήσεις. Η πιο πρόσφατη έκδοση θα δημοσιεύεται σε αυτή τη σελίδα με ενημερωμένη ημερομηνία ισχύος.

13. Επικοινωνία

Υπεύθυνος για την παρούσα πολιτική για σκοπούς επικοινωνίας είναι η HolderShare.

Για ερωτήματα σχετικά με την ιδιωτικότητα ή για αιτήματα που αφορούν προσωπικά δεδομένα, μπορείτε να επικοινωνείτε στο: skaftanis@gmail.com

Μπορείτε επίσης να επισκέπτεστε τον επίσημο ιστότοπο του προϊόντος: https://holdershare.com/